Teknik Analisis Manajemen (TAM) Satuan Kerja SKPD
Teknik Analisis Manajemen (TAM) Satuan Kerja SKPD
Sebelum membuat suatu program dan perancanaan kegiatan apapun kita harus melakukan analisis terlebih dahulu, terhadap apa yang sudah, apa yang sudah dilakukan, dikerjakan sebelumnya, sehingga kita bisa merencanakan, mempersiapkan segala sesuatunya untuk keberhasilan kegiatan selanjutnya.
Analisis manajemen merupakan suatu kegiatan penelusuran keadaan kemampuan dan sumber daya suatu organisasi, memilahnya kedalam beberapa faktor dan menilainya untuk dapat menentukan faktor kunci sukses dan strategi dalam mencapai tujuan dan atau meraih peluang yang memberikan manfaat lebih besar.
A. Latar Belakang
Perkembangan dan tuntutan persaingan global dewasa ini memberikan tantangan tersendiri bagi seseorang maupun Organisasi, Satuan Kerja, mereka yang tanggap akan perubahan senantiasa dapat menggunakan kekuatan yang ada untuk meraih peluang dan mengantisipasi segala kelemahan maupun ancaman, dengan selalu mengacu kepada visi dan misi yang telah dibangun.
Artikel ini membahas pengertian, makna, dan macam-macam teknik analisis manajemen, kinerja organisasi, cara mencapai kinerja. tujuan organisasi dan ukuran kinerja, identifikasi dan analisis kekuatan organisasi, strategi, rencana kegiatan serta rencana pelaksanaannya.
Sesuai konsep manajemen dan kepemimpinan mengindikasikan bahwa pengambilan keputusan di dalam organisasi merupakan langkah atau ketetapan yang harus dijalankan oleh seorang pimpinan untuk menghadapi masa depan yang diinginkan.
Pengambilan keputusan sebagai salah satu peran utama pimpinan dalam manajemen dan kepemimpinan tercermin dalam beberapa pendapat ahli seperti :
B. Pengertian Analisis Manajemen
Beragam cara untuk mencapai tujuan antara lain melalui:
1. Tenaga (kekuatan otot) individu;
2. Kerjasama sekelompok orang;
3. Memberdayakan sumber daya secara efektif dan efisien;
4. Menggerakkan orang lain;
5. Memerintah;
6. Mengkoordinasikan kegiatan dan sumber daya;
7. Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian dan evaluasi aktivitas dan sumber daya yang tersedia.
Ada beberapa dasar pertimbangan untuk melakukan analisis keadaan lingkungan :
1 . Perubahan keadaan lingkungan
Organisasi sebagai suatu sistem terbuka selalu berinteraksi dengan lingkungan baik lokal mapun global. Keadaan lingkungan yang berubah dengan cepat terutama di bidang ilmu pengetahuan, teknologi, sosial, ekonomi, politik, sangat mempengaruhi masa depan organisasi. Organisasi dengan sistem terbuka harus mampu mengadaptasi atau melakukan penyesuaian dengan berbagai perubahan keadaan lingkungan. Membuka diri secara dinamis, berdialog, berinteraksi dengan lingkungannya. Pada hakikatnya organisasi mempengaruhi dan dipengaruhi lingkungan, atau saling berinteraksi. Organisasi yang menganut sistem tertutup cenderung menganggap organisasinya sangat kuat, sehingga kurang peduli terhadap perubahan lingkungan. Organisasi yang menganut sistem tertutup atau yang tidak mampu melakukan adaptasi atau penyesuaian dengan perubahan lingkungan suatu saat lambat atau cepat akan mengalami kelemahan, ancaman atau hambatan untuk eksis dan berkembang.
2 . Perubahan kebutuhan
Organisasi dan publik (pelanggan) selalu berubah kebutuhannya. Perubahan kebutuhan, keinginan publik yang cepat dan semakin tinggi tuntutannya di satu pihak, padahal di pihak lain kemampuan dan sumber daya organisasi tetap terbatas, membuat manajemen semakin sulit menentukan tujuan yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat memuaskan pelanggan.
3 . Kekuatan organisasi berubah
Kekuatan organisasi tidak selalu konstan. Mungkin selama ini atau sekarang dianggap sebagai kekuatan, tetapi untuk menghadapi peluang
dan ancaman yang timbul menjadi kelemahan. Organisasi tidak memiliki kekuatan pada semua bidang, mungkin di bidang tertentu ada kelemahan.
4 . Organisasi menganut sistem terbuka
Organisasi sebagai wadah kerjasama selalu terbuka untuk berinteraksi dengan sesama komponen internal dan dengan komponen eksternal. Untuk itu pemimpin dan manajer harus dapat menyusun strategi yang dapat menciptakan terjadinya interaktif yang efektif antar faktor yang satu dengan yang lain baik internal, maupun eksternal.
a. Analisis adalah suatu proses merinci suatu objek dengan alat tertentu, ke dalam beberapa komponen yang saling ber- hubungan dan menilai urgensi, dukungan dan keterkaitannya terhadap terjadinya sesuatu.
b. Analisis ilmiah adalah suatu pemikiran analitis berdasar kaidah ilmu tertentu dalam merinci dan menilai unsur-unsur yang terdapat dalam suatu obyek.
c. Analisis adalah suatu kegiatan ilmiah untuk mencari kebenaran
(Aristoteles).
d. S. Bloom, Taxonomy of Educational Objectives, New York: Longman, 1991 mengemukakan ada tiga hal utama dalam kegiatan analisis, yaitu:
1) Merinci suatu aspek atau masalah ke dalam beberapa elemen, atau faktor yang tidak terpisahkan satu sama lain. Faktor-faktor yang di rinci itu di klasifikasi ke dalam beberapa kategori atau jenis;
2) Adanya hubungan secara eksplisit antar elemen atau faktor yang di identifikasi;
3) Adanya prinsip organisasional, pengaturan, dan struktur, dimana antara satu elemen dengan elemen lainnya bertautan.
e. Analisis manajemen adalah suatu proses merinci dan menilai keadaan lingkungan guna memperoleh informasi kemampuan dan sumber daya yang berpengaruh kuat terhadap keberhasil- an organisasi meraih visi, misi dan dasar menentukan tujuan, sasaran yang rasional, logis dicapai.
C. Teknik Analisis
Teknik adalah suatu metode atau prosedur. Teknik merupakan variasi dari metode-metode tertentu dan dapat diterapkan dalam konteks yang lebih khusus (William N. Dunn 1990 : 40).
Teknik analisis adalah metode atau alat yang dapat diterapkan dalam merinci sesuatu ke dalam beberapa unsur dan menilainya sehingga jelas hal-hal yang mempengaruhi terbentuknya atau terjadinya sesuatu.
3 . Teknik Analisis Manajemen
Teknik Analisis Manajemen (TAM) adalah cara menerapkan metode ilmiah dalam merinci dan menilai keadaan lingkungan secara komprehensif guna memperoleh informasi faktor kunci keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi, sehingga menghasilkan strategi, program, kegiatan yang tepat dilakukan.
D. Kerangka Analisis
Berdasarkan pengertian yang dijelaskan di atas kerangka analisis ilmiah adalah :
a. Mengumpulkan fakta dan data atau identifikasi faktor-faktor;
b. Pengolahan fakta dan data, atau penilaian faktor-faktor;
c. Penyajian dan interpretasi hasil pengolahan data atau penentuan faktor kunci keberhasilan;
d. Penyusunan dan pemilihan alternatif;
f. Pengambilan keputusan atau pemilihan alternatif;
g. Perencanaan tindakan yang akan dilakukan.
E. Kegiatan analisis manajemen secara komprehensif meliputi:
a. Identifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi;
b. Mengolah atau menilai faktor-faktor keberhasilan organisasi;
c. Menentukan faktor kunci keberhasilan;
d. Menetapkan sebuah strategi untuk mencapai tujuan dan sasaran;
e. Menyusun program, dan kegiatan.
F. Berbagai Jenis Cara Analisis
1. Analisis manajemen secara parsial versus analisis manajemen secara komprehensif analisis manajemen secara parsial adalah analisis dari aspek tertentu.
Misalnya dalam upaya meningkatkan produktivitas dilakukan:
a. Analisis perilaku individu;
b. Analisis perilaku individu dalam kelompok;
c. Analisis sistem teknologi;
d. Analisis pengambilan keputusan;
e. Analisis statistika dan matematis;
f. Analisis situasional.
2 . Analisis manajemen secara konvensional versus analisis manajemen ilmiah
John Robert Breishline mengelompokkan pengambilan keputusan berdasarkan pendekatan analisis manajemen konvensional dan analisis manajemen ilmiah. Pendekatan analisis manajemen konvensional atau tradisional adalah berdasarkan kebiasaan atau pengalaman masa lalu atau intuisi yang dilandasi naluri, ilham.
3 . Pendekatan kuantitatif dan kualitatif
a. Analisis kuantitatif
Analisis dengan pendekatan kuantitatif adalah suatu cara analisis berdasarkan fakta dan data yang aktual. Hasil analisis kuantitatif lebih akurat. Analisis kuantitatif memerlukan sejumlah alat analisis statistik dan matematis. Tetapi banyak pegawai yang kurang akrab dengan analisis terapan statistika, matematis.
b. Analisis kualitatif
Pendekatan kualitatif dilakukan kalau fakta-fakta yang terindentifikasi tidak didukung dengan data-data yang akurat dan lengkap. Untuk mendapatkan hasil analisis yang lebih akurat analisis kualitatif dapat dikuantifikasi berdasarkan skala nilai. Rensis Likert merupakan penganjur pendekatan skala nilai (rating scale). Skala nilai yang lazim digunakan antara 1-5.
Akhir dari suatu analisis adalah penyajian beberapa alternatif dan pengambilan keputusan atau pemilihan alternatif terbaik atau paling menguntungkan dan risiko yang paling kecil. Dengan analisis manajemen ilmiah yang komprehensif yang didukung dengan alat-alat analis yang tepat, keputusan yang diambil menjadi lebih signifikan, ketidakpastian dan tingkat kegagalan semakin kecil. Hasil yang dirumuskan lebih rasional atau yang lebih mendekati kepastian dan risiko kegagalan mencapai tujuan dapat diantisipasi dengan mengatasi kelemahan dan ancaman
Kinerja Dan Cara Pencapaiannya
Indikator-indikator kinerja dikelompokkan ke dalam enam kelompok, yaitu:
1. Inputs (masukan);
2. Process (proses);
3. Output (keluaran);
4. Outcomes (hasil);
5. Benefits (manfaat);
6. Impacts (dampak).
Cara Mencapainya
Indikator keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan tidak hanya di nilai dari hasil akhir, tetapi harus dinilai dari keberhasilan menyiapkan bahan (input) yang akan diolah dan kemampuan mengolah atau memproses input menjadi output yang bernilai tambah dan bermanfaaf.
Identifikasi Kekuatan dan Kelemahan
1 . Identifikasi faktor internal
Identifikasi dapat dilakukan dengan teknik brainstorming. Teknik ini pada awalnya diperkenalkan Alex Osborn untuk meningkatkan kreatifitas dalam mencari pemecahan masalah.
Analog dengan itu suatu unit organisasi dapat melakukan brainstorming untuk mengidentifikasi sejumlah kemampuan dan sumber daya internal yang dapat diandalkan dalam mencapai tujuan dan sasarannya. Identifikasi dapat juga dilakukan dengan observasi atau telaahan dokumen dan catatan dalam lembar periksa.
Hasil brainstorming itu diklasifikasi atau dikelompokkan ke dalam kategori strengths dan weaknesses. Kemampuan melaksanakan atau menyelesaikan tugas dengan baik dan benar, dan sumber daya yang tersedia cukup, serta berada dalam kondisi baik, dikategorikan sebagai strengths (kekuatan). Sebaliknya kemampuan yang rendah dalam menyelesaikan tugas, dan sumber daya yang terbatas dan kapasitasnya berkurang, dikategorikan sebagai weaknesses (kelemahan).
2 . Identifikasi faktor eksternal
Organisasi tidak ada yang lepas dari pengaruh lingkungan, selalu membutuhkan lingkungan yang kondusif. Organisasi yang tidak mampu mencermati dan menganalisis perubahan keadaan dan beradaptasi dengan perubahan lingkungan eksternal secara akurat, akan menimbulkan berbagai hambatan dalam mewujudkan masa depan sebagaimana dirumuskan dalam visi dan misi. Untuk itu setiap organisasi harus mencermati perubahan keadaan lingkungan ekternalnya.
Memperhatikan faktor eksternal sangat luas, untuk itu lebih dulu setiap organisasi atau unit kerja menentukan segmen atau kelompok eksternal yang utama dilayani. Kemudian meng- identifikasi kebutuhan, keinginan, harapan yang dituntut mereka untuk dipenuhi. Potensi yang dimiliki yang dapat dikembangkan,
Sebagai contoh faktor eksternal sebagai suatu input beragam antara lain:
a. Sumber daya manusia
b. Bahan baku
c. Pemasok (rekanan/patner)
d. Publik (pelanggan)
e. Teknologi
Kekuatan Pendorong Dan Penghambat
Organisasi yang mampu menghadapi perubahan hanya organisasi yang adaptif terhadap perubahan. Situasi ini tentunya melihat perubahan lingkungan yang tetap eksis, maju dan berkembang.
Organisasi harus dapat memenuhi tuntutan perubahan lingkungan, dengan senantiasa dapat melakukan antisipasi, adaptasi dari proses perubahan.
Bahwa seluruh komponen di dalam organisasi baik individu maupun kelompok kerja dan sumber daya lainnya harus tetap memiliki keunggulan dalam memberikan kontribusi yang maksimal terhadap pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan pemikiran tersebut, maka peran pimpinan dalam organisasi adalah menciptakan perubahan. Pimpinan harus dapat mengenali faktor-faktor yang ada di dalam organisasi untuk dapat dijadikan kekuatan pendorong dan juga mengenali faktor-faktor yang mempunyai kekuatan penghambat.
Strategi Rencana Kerja
Strategi adalah seni memadukan atau menginteraksikan antar faktor kunci keberhasilan agar terjadi sinergi dalam mencapai tujuan. Strategi merupakan sarana untuk mencapai tujuan. Manfaat strategi adalah untuk mengoptimalkan sumber daya unggulan dalam memaksimalkan pencapaian sasaran kinerja. Dalam konsep manajemen cara terbaik untuk mencapai tujuan, sasaran, kinerja adalah dengan strategi memberdayakan sumber daya secara efektif dan efisien.
Rangkuman
1. Salah satu peran utama pimpinan dalam manajemen adalah pengambilan keputusan tujuan yang rasional dicapai dan penentuan strategi, program, kegiatan yang tepat dilakukan mencapainya;
2. Mengambil keputusan adalah memilih alternatif tujuan yang rasional dan penentuan cara mencapainya merupakan tugas atau peran utama pimpinan dalam suatu organisasi;
3. Tujuan atau masa depan itu memiliki ciri sulit diprediksi, tidak pasti, penuh risiko kegagalan;
4. Untuk mengatasi ketidak pastian dan risiko kegagalan mencapai tujuan adalah dengan melakukan analisis keadaan lingkungan;
5. Dengan hasil analisis lingkungan akan diperoleh informasi yang akurat mengenai faktor-faktor kunci keberhasilan organisasi dalam mencapai misi yang dapat digunakan sebagai dasar perumusan tujuan yang rasional, dan penyusunan strategi, program, kegiatan yang tepat dilakukan;
6. Untuk dapat melakukan analisis lingkungan yang komprehensif dituntut kemampuan setiap pimpinan organisasi untuk memiliki kompetensi analisis manajamen secara ilmiah;
7. Analisis manajemen adalah suatu proses merinci dan menilai keadaan lingkungan guna memperoleh informasi kemampuan dan sumber daya yang berpengaruh kuat terhadap keberhasilan organisasi meraih visi, misi dan dasar menentukan tujuan, sasaran yang rasional, logis dicapai;
8. Teknik Analisis Manajemen (TAM) adalah cara menerapkan metode ilmiah dalam merinci dan menilai keadaan lingkungan secara komprehensif guna memperoleh informasi faktor kunci keberhasilan organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran organisasi, sehingga menghasilkan strategi, program, kegiatan yang tepat dilakukan.
Teknik-Teknik Analisis Manajemen
9. Kerangka analisis ilmiah:
a. Mengumpulkan fakta dan data atau identifikasi faktor-faktor;
b. Pengolahan fakta dan data, atau penilaian faktor-faktor;
c. Penyajian dan interpretasi hasil pengolahan data atau penentuan faktor kunci keberhasilan;
d. Penyusunan dan pemilihan alternatif (pengambilan keputusan).
10. Kerangka analisis manajemen:
a. Identifikasi faktor-faktor internal dan eksternal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi;
b. Mengolah atau menilai faktor-faktor keberhasilan organisasi;
c. Menentukan faktor kunci keberhasilan dan peta kekuatan;
d. Merumuskan dan menentukan tujuan, sasaran, kinerja;
e. Menyusun strategi, program dan kegiatan.
Daftar Referensi
Chang, Richard Y. & Matthew W. Niedzwiecki. (1999). Alat Peningkatan Mutu, Aid 1 & 2. Edisi Indonesia, Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo.
Dharma, Agus. (1991). Manajemen Prestasi Kerja. Jakarta: Rajawali
Pers.
Dunn, William N. (2000). Pengantar Analisis Kebijakan Publik. Edisi Indonesia. Yogyakarta: Gajah Mada University Press. Edisi kedua.
Gomes; Faustino Cardoso. (1995). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yogyakarta: Andi Offset.