PERLUNYA MANAJEMEN REKOD BAGI PUSTAKAWAN DAN ARSIPATOR
Contents [Show Up]
Bagi para Pustakawan, Arsipator yang bekerja disebuah organisasi, badan pemerintah, instansi, perusahaan sangat perlu memahami betul tentang tata cara pengarsipan dokumen. Sehingga dalam tugasnya akan semakin mudah dan dapat dipertanggung jawabkan.
Dalam artikel ini dijelaskan bagaimana seorang pustakawan dan arsipator bekerja sehingga dalam tugasnya seorang pustakawan ataupun arsipator akan menjadi enjoi dan santai tapi pasti serta bertanggung jawab.
Rekod atau disebut juga arsip adalah dokumen yang tercipta sebagai akibat atau hasil kegiatan yang dilakukan suatu organisasi atau individu dalam rangka menjalankan fungsinya dan sehari-hari masih digunakan dalam proses pelaksanaan fungsi tersebut. Rekod menunjang kegiatan organisasi maupun perorangan dan menjadi bukti dari aktivitas tersebut.
Berdasarkan Undang-Undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Menggunakan sebutan arsip untuk rekod, yang artinya rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Ricks (1992:14) menyatakan bahwa “Manajemen rekod
merupakan sebuah sistem yang mencakup keseluruhan aktivitas dari daur hidup
arsip (life cycle of a records)”.
Dari beberapa pengertian di atas maka dapat diartikan bahwa, manajemen rekord adalah cara kerja mencipta, membuat, menyusun sebuah dokumen penting dalam satu instansi pemerintah, perusahaan atau badan lainnya sedemikian rupa, mulai dari penciptaan atau penerimaan, dan selanjutnya pemrosesan, distribusi, organisasi, penyimpanan dan temu kembali, hingga disposisi akhir . sehingga dokumen-dokumen tersebut menjadi sebuah arsip yang tersusun rapi dan mudah dicari apabila diperlukan sebagai bukti perorangan, organisasi tersebut telah melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga perorangan atau organisasi, instansi, badan tersebut bisa dikatakan sebagai satu badan instansi,organisasi, perorangan yang bertanggung jawab secara hukum.
2. Karakteristik Rekod
a. Umum Arsip harus mencerminkan kebenaran apa yang dikomunikasikan atau yang diputuskan atas apa yang dikerjakan. Arsip harus dapat mendukung kegiatan bisnis dan dapat dipergunakan untuk keperluan akuntabilitas. Sebagai contoh arsip harus mempunyai keterkaitan atau berhubungan dengan metadata dalam kelengkapan dokumen untuk transaksi.
Arsip memuat tiga hal:
1. Struktur : Format arsip mempunyai hubungan antar elemen dengan kandungannya serta tersusun secara urut berkesinambungan
2. Konteks : Isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam arsip
3. Berhubungan antara dokumen lain
b. Asli Rekod otentik adalah rekod yang dapat dibuktikan
1. dapat diketahui apa isinya oleh siapapun secara umum
2. dapat diciptakan atau dikirim oleh yang bersangkutan pada pihak-pihak yang berkepentingan (steakholder)
3. dapat diketahui kapan rekod diciptakan atau dikirim Untuk menjamin keaslian rekod, organisasi harus melaksanakan prosedur dan kebijakan dokumen yang kontrol penciptaan, penerimaan, pengiriman, perawatan dan pemusnahan rekod guna memastikan pencipta rekod sah dan teridentitas dan arsip terlindung dari edisi yang tidak berhak, penghapusan, pengubahan dan penggunaan yang tersembunyi.
c. Teruji Arsip yang teruji merupakan salah satu yang isinya dapat dipercaya dengan akurasi yang tinggi pada aktivitas transaksi atau fakta yang dapat diperlihatkan keterkaitan dengan transaksi atau aktias berikutnya.
d. Keutuhan Keutuhan arsip merujuk pada suatu kesatuan arsip yang terlindungi dari pengubahan yang ilegal
e. Mudah digunakan Arsip yang mudah dipergunakan harus diketahui tempat penyimpanannya, mudah diambil, mudah disajikan, dan mudah dibaca. (BSN, 2003:9)
Dewasa ini terdapat 5 sistem utama pemberkasan rekod ialah
(1) abjad,
(2) numerik,
(3) klasifikasi,
(4) kronologis, dan
(5) warna.
Susunan abjad masih dapat diperluas lagi menurut abjad nama, abjad geografi, dan abjad subjek. Beberapa sistem dapat dikombinasikan menjadi sistem campuran, misalnya abjad dengan numerik dikenal sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75)
Sistem Numerik Sistem ini menggunakan nomor, atas dasar urutan angka/nomor, biasanya dari nomor/angka terkecil ke nomor/angka terbesar. Pemberkasan angka urut merupakan sistem yang paling sederhana. Rekod diatur berdasarkan urutan angka seperti: 01, 02, 03. 04, dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, slip pembayaran, rekod personil, pasien dan semua tipe rekod yang memiliki nomor tertentu dan menandai dokumen bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika rekodnya tidak melebihi 5000 berkas, jika lebih dari itu akan mengalami kesulitan. karena akan memakan waktu jika memberkaskan dengan jumlah lebih dari empat angka (Martono, 1990,23).
Susunan rekod personal seperti rekod pasien, kepegawaian dapat digabungkan dengan indeks nama pemilik nomor bersangkutan. Untuk memudahkan penemuan kembali, setiap 25 folder ditempatkan guide baru sebagai pembatas. Pada perkembangan ada nomor tidak berurut yaitu penyusunan yang dilakukan dengan cara tertentu, tanpa memperhatikan urutan penomoran seperti pada umumnya. Aturan ini hanya diketahui oleh filer atau orang tertentu saja, seperti sistem terminal - digit (angka terakhir), middle - digit (angka tengah), dan urutan tanggal. Sistem AlfabetÃs Sistem ini merupakan sistem atas dasar alfabetis, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, nama subyek, atau nama lokasi geografi.
Pemberkasan atas dasar sistem abjad merupakan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Rekod yang diatur berdasarkan sistem antara lain berkaitan dengan rekod kepegawaian, nasabah, langganan, pasien, dan sejenisnya. Sistem Subyek Sistem ini umumnya diterapkan pada rekod korespondensi (surat dan sejenisnya), kegiatan lain seperti penelitian, rekod kasus dan sebagainya. Dibandingkan dengan sistem lainnya, sistem subyek ini paling sulit. Karena untuk melaksanakannya diperlukan bukan saja keterampilan di bidang penataan berkas tetapi juga kemampuan menganalisis serta memahami tugas dan fungsi organisasi.
Walaupun berdasarkan sistem subyek pedoman penataannya adalah masalah yang terkandung dalam rekod, namun dalam pengaturan foldernya dapat digabungkan dengan sistem lainnya, bergantung dari indeks yang digunakan (alfabetis, subyek atau angka). Dalam praktek penataan berkas senantiasa akan terjadi penggabungan antara sistem yang satu dengan yang lainnya.
Pengindeksan Pemberian indeks (indexing) secara terninologis adalah menetapkan suatu nama, masalah, tempat, atau nomor untuk menunjukkan dimana suatu rekod harus disatukan sebagai satu berkas (Wallace,1992:518). Dalam hal ini pemberian indeks adalah identik dengan pemberian klasifikasi suatu rekod, sehingga keduanya memiliki fungsi yang terkaitan/menyatu, yaitu yang pertama sebagai sarana penyimpan dan yang kedua sebagai sarana temu balik. Dengan kata lain ketepatan pemberian indeks, baik untuk setiap rekod, akan terkait secara langsung dengan ketepatan klasifikasinya. Dalam suatu rekod/berkas sering memuat informasi mengenai beberapa hal atau sebaliknya materi dari suatu berkas terkait dengan berkas lain yang diterima sebelumnya dengan demikian terdapat dua hal yang harus diperhatikan berkas terdahulu merupakan bagian dari berkas terakhir, sehingga harus disatukan, atau merupakan berkas mengenai butir kegiatan yang berlainan, sehingga sebagai berkas yang mandiri. Dalam hal masing-masing sebagai berkas mandiri, maka diperlukan pemberian indeks relatif, yaitu yang menunjukkan bahwa infomasi dalam berkas tersebut terkait juga dengan berkas yang lain. Dalam praktek pengendalian berkas keberadan indeks amat penting karena sangat membantu penemuan kembali rekod Kecepatan, kelengkapan dan ketepatan penemuan kembali sangat tergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta penggunaan indeks yang merupakan identitas suatu rekod atau dokumen. Johnson (1974,252) menyatakan kunci untuk penemuan kembali tergantung pada desain sistem, bagaimana mengidentifikasi dan memilih informasi untuk diindeks, dan bagaimana memberkaskannya sehingga dapat ditemukan jika diperlukan.
Strategi Untuk Memperoleh Rekod
Strategi adalah pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu.
Di dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja, memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsip-prinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan, dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif.
Strategi dibedakan dengan taktik yang memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat, walaupun pada umumnya orang sering kali mencampuradukkan ke dua kata tersebut. Contoh berikut menggambarkan perbedaannya, "Strategi untuk memenangkan keseluruhan kejuaraan dengan taktik untuk memenangkan satu pertandingan".
Pada awalnya kata ini dipergunakan untuk kepentingan militer saja tetapi kemudian berkembang ke berbagai bidang yang berbeda seperti strategi bisnis, olahraga (misalnya sepak bola dan tenis), catur, ekonomi, pemasaran, perdagangan, manajemen strategi, dan lain-lain.
Asal kata
Kata "strategi" adalah turunan dari kata dalam bahasa Yunani, strategos. Adapun strategos dapat diterjemahkan sebagai 'komandan militer' pada zaman demokrasi Athena.
STRATEGI BISNIS
Merumuskan strategi bisnis melibatkan pengambilan keputusan pada tingkat unit bisnis. Di dalam strategi tingkat ini yamh ditujukan adalah bagaimana cara bersaingnya. Pendekatan yang berguna di dalam merumuskan strategi bisnis sebainya didasarkan atas analisis persaingan yang dicetuskan oleh Michael Porter:
Baris terlekuk
«» Lima Kekuatan Kompetitif Porter «»
Pendekatan Porter didasarkan atas analisis 5 kekuatan persaingan. Tekanan persaingan mencakup:
1. Ancaman Pendatang Baru, perusahaan yang memasuki industri yang membawa kapasitas baru dan ingin memperoleh pangsa pasar yang baik dan laba, akan tetapi semua itu sangat tergantung kepada rintangan atau kendala yang mengitarinya.
2. Daya Tawar Menawar Pemasok, pemasok dapat juga menjadi ancaman dalam suatu industri sebab pemasok dapat menaikkan harga produk yang dijual atau mengurangi kualitas produk. Jika harga produk pemasok naik maka harga pokok perusahaan juga naik sehingga akan menaikkan harga jual produk. Jika harga jual produk naik maka sesuai dengan hukum permintaan, permintaan produk akan menurun. Begitu pula jika pemasok menurunkan kualitas produk, maka kualitas produk penghasil juga akan turun, sehingga akan mengurangi kepuasan konsumen.
3.Daya Tawar Menawar Pembeli, pembeli akan selalu berusaha mendapat produk dengan kualitas baik dan dengan harga yang murah. Sikap pembeli semacam ini berlaku universal dan memainkan peran yang cukup menentukan bagi perusahaan. Jika suatu produk dinilai harganya jauh lebih tinggi dari kualitas (harganya tidak mencerminkan yang sepantasnya) maka pembeli (konsumen) tidak akan membeli produk perusahaan.
4.Daya Tawar Produk Pengganti, produk pengganti secara fungsional mempunyai manfaat yang serupa dengan produk utama (asli), namun memiliki kualitas produk dan harga yang lebih rendah. Umumnya, produk pengganti disenangi oleh orang yang berpenghasilan rendah akan tetapi ingin tampil dengan status lebih tinggi dari keadaan sebenarnya.
5.Persaingan Antar Pesaing, persaingan konvensional selalu berusaha sekeras mungkin untuk merebut pangsa pasar perusahaan lain. Konsumen merupakan objek persaingan dari perusahaan yang sejenis yang bermain di pasar. Siapa yang dapat memikat hati konsumen maka perusahaan akan dapat memenangkan persaingan. Untuk dapat memikat konsumen maka berbagai cara dilakukan mulai dari memberikan fasilitas khusus, pemberian kredit dengan syarat ringan, harga murah atau diskon.
Tulisan historis tentang strategi
Banyak naskah sejarah yang mengulas masalah strategi. Setiap kebudayaan hampir selalu memiliki dasar teks yang menjadi paduan seperti contohnya:
• Strategi politik:
o The Prince, dipublikasikan pada tahun 1532 oleh Niccolò Machiavelli
• Strategi militer:
o The Art of War, ditulis pada abad ke 6 SM oleh Sun-tzu
o On War, oleh Carl von Clausewitz
o The Influence of Sea Power upon History, oleh Alfred Thayer Mahan
Studi politico strategici.Introduzione alla conflittualita' non convenzionale, oleh Gagliano Giuseppe
• Strategi ekonomi:
o General Theory of Employment, Interest and Money, dipublikasikan pada tahun 1936 oleh John Maynard Keynes
• Strategi bisnis:
o Competitive Strategy, oleh Michael Porter
o "Strategy Concept I: Five Ps for Strategy" dan "Strategy Concept II: Another Look at Why Organizations Need Strategies", oleh Henry Mintzberg
o "http://hipni.blogspot.com/2012/04/hierarki-manajemen-strategi.html "
• Strategi umum:
.
o Strategy Safari, oleh Henry Mintzberg, Bruce Ahlstrand dan Joseph Lampel
Pengurusan rekod
Rekod boleh didefinisikan sebagai maklumat yang telah disimpan dalam bentuk dokumen samaada ia dicipta atau diterima oleh syarikat atau persendirian. Rekod tersebut juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau individu. Rekod yang baik adalah rekod yang mempunyai bukti atau bersifat bukti. Sifat-sifat ‘bukti’ dalam konteks pengurusan maklumat adalah kekal (tidak boleh dipindah), bernilai, tulen & unik.
Pengurusan rekod boleh didefinisikan sebagai proses mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan, dan pemansuhan rekod.
Isi kandungan
• 1 Nilai Rekod
• 2 Putaran Hidup Rekod
• 3 Jenis-jenis Rekod
• 4 Tujuan Pengurusan Rekod
• 5 Matlamat Pengurusan Maklumat
• 6 Unsur Asas Program Pengurusan Rekod
• 7 Peranan Pusat Pendaftaran
• 8 Fungsi Pusat Pendaftaran
• 9 Jenis-Jenis Pusat Pendaftaran
• 10 Laman Web
Nilai Rekod
Rekod boleh dibahagikan kepada dua nilai iaitu primier dan sekunder. Untuk primier ia berkaitan dengan nilai pentadbiran, nilai kewangan & nilai perundangan. Manakala nilai sekunder pula rekod-rokod yang berkaitan dengan pencarian, maklumat, bukti, sejarah, budaya & kenegaraan.
Putaran Hidup Rekod
Putaran hidup rekod boleh dijelaskan sama seperti putaran hidup manusia yang bermula dengan kelahiran sehinggalah kematian (T.S Schellenberg dalam Modern Archives Principles and Techniques). Rekod akan bermula dengan dicipta, digunakan dan dimansuhkan.
Jenis-jenis Rekod
Rekod boleh dibahagikan kepada tiga jenis iaitu :
• Rekod aktif
•
o Rekod aktif merupakan rekod yang bernilai dan kerap digunakan dan akan disimpan di bilik fail.
• Rekod separuh aktif, Rekod separuh aktif merupakan rekod yang bernilai namun jarang digunakan. Ia akan disimpan di Pusat Rekod.
• Rekod tidak aktif, Untuk peringkat ini, rekod akan dinilai untuk dilakukan proses seterusnya. Jika rekod dilihat masih bernilai namun tidak digunakan lagi, rekod akan dihantar ke arkib. Manakala jika rekod sudah tidak mempunyai nilai dan tidak lagi digunakan, maka rekod akan dimansuhkan.
Tujuan Pengurusan Rekod
•
o Mengurangkan kepadatan rekod
•
o Mengatasi masalah kekurangan tempat menyimpan rekod
•
o Memudahkan pencarian semula rekod
•
o Mengurangkan kos
•
o Mengenalpasti & melindungi rekod-rekod yang bernilai mahupun sulit
•
o Meningkatkan profil
•
o Meningkatkan produktiviti
Matlamat Pengurusan Maklumat
o Untuk menyediakan maklumat dan rekod yang tepat
o Untuk memastikan rekod disediakan pada individu yang tepat
o Untuk memastikan rekod disediakan pada waktu dan tempat yang sesuai serta tepat
o Memastikan rekod diurus sebaik mungkin dan mengurangkan bebanan kos
o Memastikan rekod yang tepat digunakan untuk proses memutuskan keputusan (decision making)
Unsur Asas Program Pengurusan Rekod
• Operasi surat
• Operasi pengelasan
• Operasi fail
• Operasi mengguna, menyimpan, mendapatkan semula dan peminjaman
• Operasi pemansuhan
Peranan Pusat Pendaftaran
Pusat Pendaftaran atau ‘Registry’ merupakan unit dalam sesebuah syarikat yang berperanan menerima, menghantar dan memelihara dokumen.
Fungsi Pusat Pendaftaran
• Menghantar & menerima surat
• Mengawal pergerakan fail atau rekod
• Memastikan tindakan telah diambil ke atas fail yang dipinjam oleh kakitangan syarikat
• Menjalankan proses ketiga-tiga fasa putaran hidup rekod
• Melindungi rekod-rekod mengikut sirinya dalam jabatan yang berkenaan
Jenis-Jenis Pusat Pendaftaran
• Pusat Pendaftaran Berpusat
Pusat Pendaftaran Berpusat atau “Centralised Registry” beroperasi dengan kawalan yang datang dari satu arah sahaja.
Kelebihan
•
o Mengurangkan kos
•
o Melindungi tahap kesulitan dokumen
•
o Pencerobohan maklumat dapat dielak
•
o Mengelakkan penduaan
•
o Mudah dikawal
•
o Memudahkan latihan pekerja baru
• Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat
Pusat Pendaftaran Agihan Kuasa Pusat atau ‘Decentralised Registry’ merupakan unit-unit kecil yang terdapat sesuatu jabatan besar dan setiap unit mempunyai pusat pendaftaran mereka sendiri
Kelebihan
o Memudahkan proses akses
o Mempercepatkan proses memperoleh kembali maklumat
o menjimatkan tenaga buruh dan kemudahan
o mudah diuruskan
Glosarium Kearsipan
1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi.
2.Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.
3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.
4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
5. Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.
6. Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.
7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.
8. Undang-Undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.
9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.
10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.
11. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi.
12. Dokumen adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.
13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.
14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
15. Arsip Elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring dengan kemajuan teknologi.
16. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
18. Record Centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.
19. Tua biasanya mengacu pada hal yang telah berumur/lampau
20. Undang-Undang no. 43 Tahun 2009 adalah undang-undang yang mengatur tentang kearsipan
21. Sistem Agenda adalah penataan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda
22. Administrasi adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi
23. Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan yang berada di daerah tingkat I
24. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh/untuk suatu instansi yang erat hubungannya dengan kegiatan instansi/organisasi.
25. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau dijilid. Di dalam laporan memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan biasanya dibuat ketika kegiatan tersebut telah berakhir dan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan harus dibuat secara terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh perencanaan, proses, dan evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam laporan dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.
26. Alat Pertanggungjawaban Seperti Laporan, kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
27. Sistem Kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada (klasifikasi).
28. Arsip Vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat kepentingan yang tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti akta pendirian organisasi, ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat tanah/bangunan.
29. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan. Arsip memiliki memori yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya. Memorandum sering dikaitkan dengan nilai sejarah seperti arsip supersemar dan arsip laporan tahunan organisasi.
30. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan perencanaan, pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan sumber daya lainnya. Manajemen berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai tindakan untuk mengurusi arsip sesuai dengan tujuannya untuk melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.
31. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan, foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.
32. Arsip Dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut.
33. Records adalahsebutan untuk arsip dinamis dalam bahasa inggris
34. Landsarchief adalah nama kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.
35. Landsarchivaris adalah sebutan bagi orang yang mengurus arsip di kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.
36. Arsip Bentuk Khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual.
37. BPAD adalah Kantor arsip tingkat provinsi yang menyuguhkan informasi mengenai arsip, perundangan, dan koleksi buku.
38. Roll O’ Pack: media simpan arsipberupa lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan.
Tambahan:
1. Sistem Agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.
2. Sistem Pola Baru Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan oleh ANRI bersama LAN. Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, sistem subyek, dari sistem nomor dan sistem kronologis.
3. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.
4. Surat Tugas adalah surat pemberitahuan untuk yang bersangkutan agar melaksanakan tugas sesuai isi surat tersebut. Surat tugas ini bersifat dari atasan ke bawahan.
5. CABINET NG adalah salah satu aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.
6. Sentralisasi adalah pemusatan, namun yang berkaitan dengan kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi secara terpusat,l atau dengan kata lain pengelolaan arsip dilakukan dalam satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.
7. Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, hasil print komputer.
8. Arsip Bernilai Hukum adalah arsip yang didalamnya berkaitan/bernilai dengan hukum, seperti akte pendirian organisasi, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan.
9. Tata Kearsipan Otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Tujuan otomatisasi ini adalah untuk pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja, uang, material, waktu, dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah ditentukan.
10. Manajemen Organisasi adalah beberapa orang yang ikut dalam organisasi dan menempati bagian dan tanggungjawab masing-masing sesuai kemampuan bidangnya. Bagan manajemen organisasi dapat berbentuk vertikal dan divisional, matriks, tim, dan jaringan. Keseluruhan bagan berpusat satu kepada pimpinan dan informasi yang di dapat dari bawahan dan dikumpulkan untuk pengambilan keputusan pimpinan.
11. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
12. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.
13. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.
14. SKN (Sistem Kearsipan Nasional) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsure lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.
15. DPA (Daftar Pencarian Arsip) adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.
16. Surat Rahasia adalah surat yang isi informasinya erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
17. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis untuk pembuktian hitam diatas putih.
18. Sejarah maksudnya adalah arsip dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau.
19. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
20. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam atau besi dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.
21. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi.
22. Guide adalah merupakan penunjuk tempat berkas-berkas disimpan dan berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.
23. Kode Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.
Daftar Pustaka
link